Seleksi dan Penempatan Sumber Daya Manusia
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sumber daya manusia
merupakan faktor produksi yang harus ada dan relatif lebih penting bagi
organisasi, karena hampir seluruh kegiatan operasional organisasi dilakukan
oleh manusia. Pencapaian tujuan organisasi sangat bergantung pada kualitas
sumber daya manusia. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas,
organisasi harus merancang sistem pengadaan karyawan yang tepat, salah satunya
adalah dengan mengadakan proses seleksi. Setelah proses seleksi selesai
dilakukan, organisasi perlu menempatkan para calon karyawan yang telah diterima
pada jabatan-jabatan yang dibutuhkan organisasi dan sesuai dengan kemampuan
mereka masing-masing, sehingga para calon karyawan tersebut dapat bekerja
dengan maksimal.
B. Rumusan Masalah
Secara ringkas makalah
ini akan mengangkat masalah sebagai berikut :
1. Seperti apa gambaran
umum mengenai seleksi dan penempatan SDM ?
2. Apakah arti penting seleksi
dan penempatan SDM terhadap kinerja organisasi ?
3. Bagaimana
langkah-langkah dalam menyusun seleksi dan penempatan SDM ?
C. Tujuan Penulisan
Makalah
1. Untuk mengetahui
gambaran umum mengenai seleksi dan penempatan SDM.
2. Untuk mengetahui arti
penting seleksi dan penempatan SDM bagi kinerja organisasi.
3. Mengetahui
langkah-langkah dalam seleksi dan penempatan SDM.
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Seleksi dan
Penempatan SDM
Seleksi
adalah suatu rekomendasi atau suatu keputusan untuk menerima atau menolak
seseorang calon untuk pekerjaan tertentu berdasarkan suatu dugaan tentang
kemungkinan-kemungkinan dari calon untuk menjadi tenaga kerja yang berhasil
pada pekerjaannya.
Dan menurut
Sedarmayanti seleksi adalah kegiatan menentukan dan memilih tenaga kerja yang
memenuhi kriteria yang telah ditetapkan. Seleksi bertujuan memutuskan masalah
apakah seorang pelamar diterima bekerja atau tidak.
Tugas seleksi
ialah menilai sebanyak mungkin calon untuk memilih seseorang atau sejumlah
orang (sesuai dengan jumlah yang diperlukan) yang paling memenuhi persyaratan
pekerjaan yang ditetapkan semula.
Pada seleksi sejumlah
calon dinilai sejauh mana kesesuaian mereka (sejauh mana mereka memenuhi
persyaratan pekerjaan yang telah ditetapkan semula) dengan suatu pekerjaan.
Pada penempatan setiap calon dinilai derajat kesesuaiannya untuk sejumlah
pekerjaan yang berbeda-beda. Dari jumlah calon dipilih sejumlah orang yang
dinilai secara keseluruhan paling sesuai untuk pekerjaan yang berbeda-beda yang
tersedia.
Sedangkan penempatan
adalah suatu rekomendasi atau keputusan untuk mendistribusikan para calon
pada pekerjaan yang berbeda-beda berdasarkan suatu dugaan tentang
kemungkinan-kemungkinan dari calon untuk berhasil pada setiap pekerjaan yang
berbeda.
Tugas dari penempatan
adalah untuk menilai para calon dan untuk mencocokkan kualifikasi mereka
dengan persyaratan yang telah ditetapkan semula dari setiap pekerjaan.
B. Gambaran Umum mengenai
Seleksi dan Penempatan SDM
Sebelum menjalankan proses
seleksi, tentunya organisasi harus mengadakan rekrutmen terlebih dahulu. Proses
rekrutmen dilakukan dengan tujuan mendapatkan persediaan calon karyawan
sebanyak mungkin sehingga organisasi memiliki kesempatan lebih besar untuk
memilih calon karyawan yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.
Stoner, dkk (1995)
mendefinisikan rekrutmen sebagai suatu proses pengumpulan calon pemegang
jabatan yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia untuk menduduki suatu
jabatan tertentu. “The recruitment is the development of a pool of job
candidates in accordance with a human resource plan” (Stoner, at all,
1995). Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin
sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau
menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena
kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin besar.
Sebelum karyawan dapat
direkrut untuk mengisi suatu jabatan tertentu,recruiter harus
memiliki gambaran yang jelas tentang tugas-tugas dan kewajiban yang
dipersyaratkan untuk mengisi jabatan yang ditawarkan. Oleh sebab itu analisis
jabatan merupakan langkah pertama dalam proses rekrutmen dan seleksi. Sekali
suatu jabatan telah dianalisis, maka uraian atau pernyataan tertulis tentang
jabatan dan posisi jabatan tersebut dalam perusahaan/organisasi akan tertuang
dengan jelas.
Uraian atau pernyataan
tertulis tersebut dinamakan uraian jabatan (Job Description). Jika
uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka spesifikasi jabatan atau
disebut juga “hiring specification” akan mulai dikembangkan. Hiring
specification didefinisikan sebagai suatu uraian tertulis tentang
pendidikan, pengalaman, dan keterampilan yang diperlukan untuk dapat mengisi
suatu jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job
Description dan Hiring Specification inilah yang
seharusnya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen dan seleksi
dan penempatan.
Proses pemilihan atau
penyeleksian karyawan atau pegawai disebut dengan proses seleksi. Dasar seleksi
berarti penerimaan karyawan baru hendaknya berpedoman kepada dasar tertentu
yang digariskan oleh internal maupun eksternal perusahaan supaya hasilnya dapat
dipertanggungjawabkan. Dasar-dasar itu antara lain :
a. Kebijaksanaan perburuhan pemerintah
Seleksi penerimaan
karyawan baru harus berdasarkan dan berpedoman kepada Undang-Undang Perburuhan
Pemerintah. Seleksi usia harus didasarkan kepada Undang-Undang tanggal 6
Januari 1951 No.I Pasal 1. Peraturan perburuhan melarang adanya diskriminasi
kulit, agama, dan suku bangsa. Sebaliknya, Undang-Undang tidak memperbolehkan
mempekerjakan anak-anak dibawah umur dan orang-orang yang terlibat dalam G-30-S/PKI.
Hal-hal diatas harus menjadi dasar kebijakan seleksi penerimaan karyawan baru
bagi setiap organisasi dan perusahaan.
b. Job specification
Dalam spesifikasi,
telah ditetapkan, persyaratan dan kualifikasi minimun dari orang yang dapat
menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut. Dasar ini harus betul-betul menjadi
pedoman pelaksanaan seleksi, prinsipnya adalah “the right man on the right
place and the right man behind the right gun” Jadi, titik tolak pemikiran
seleksi hendaknya kepada apa yang akan dijabat, baru siapa yang akan
menjabatnya, bukan siapa baru apa. Jabatan atau pekerjaan apapun yang akan
diisi hendaknya diseleksi beradasarkan atas spesifikasi jabatan atau pekerjaan
tersebut.
c. Ekonomis rasional
Tindakan ekonomis
hendaknya menjadi dasar pelaksanaan seleksi supaya biaya, waktu, dan pikiran
dimanfaatkan secara efektif sehingga hasil efektif dapat dipertanggungjawabkan.
d. Etika sosial
Seleksi harus
dilakukan sesuai dengan etika sosial. Artinya, memperhatikan norma-norma hukum,
agama, kebudayaan, dan adat istiadat masyarakat serta hukum yang berlaku di
negara bersangkutan.
Beberapa tujuan
organisasi melakukan seleksi adalah untuk mendapatkan :
§ Karyawan yang qualified dan potensial
§ Karyawan yang jujur dan berdisiplin
§ Karyawan yang cakap dengan penempatan yang tepat
§ Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja
§ Karyawan yang memenuhi syarat Undang-Undang Perburuhan
§ Karyawan yang dapat bekerja sama
§ Karyawan yang dinamis dan kreatif
§ Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab
§ Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi
§ Karyawan yang mudah dikembangkan dimasa akan datang
§ Karyawan yang bekerja secara mandiri
§ Karyawan yang mempunyai budaya dan perilaku malu
§ Untuk mengurangi tingkat absensi dan turn over karyawan
C. Strategi Proses
Seleksi
Campbell,
Dunnette, Lawler, Weick (1970) membahas 6 strategi seleksi atau strategi peramalan
yang didasarkan pada penggunaan dari metode mekanikal atau klinikal dalam
mengumpulkan dan mengolah data.
Pengumpulan data
secara mekanikal ialah jika data dikumpulkan berdasarkan pedoman-pedoman,
peraturan-peraturan, dan prosedur yang telah di tetapkan semula (misalnya tes
atau alat ukur yang telah dikaji dan dibakukan pengambilan, pengolahan, dan
penilaiannya).
Pengumpulan data
secara klinikal adalah jika data dikumpulkan dengan cara yang lentur atau
fleksibel dalam arti kata bahwa macam data yang dikumpulkan dari seseorang,
berbeda dengan data yang dikumpulkan dari orang lain, tergantung pada orang
(psikolog) yang mengumpulkan data tersebut. Data yang dianggap perlu
dikumpulkan dari seseorang dapat berbeda macamnya dengan data yang dianggap
perlu dikumpulkan dari orang lain (misalnya pada wawancara seleksi dengan A,
dirasakan perlu mengetahui lebih dalam tentang hubungan antar anggota keluarga
karena diduga berpengaruh besar pada prestasi pekerjaannya kelak, sementara
pada wawancara dengan B, dirasakan penting mengetahui lebih banyak tentang
prestasinya atau pengalaman organisasinya).
Pengolahan data secara
mekanikal dilaksanakan sesuai dengan peraturan atau penrhitungan statistik.
Pengolahan data secara mekanikal dapat dilakukan oleh seseorang yang bukan ahli
dibidang psikologi, tetapi jika data dilakukan secara klinikal, pengolahannya
dilakukan oleh seorang ahli atau psikolog yang beranggapan bahwa ia dapat lebih
memperhatikan dan memanfaatkan keseluruhan pola prilaku calon dalam rangka
tuntutan pekerjaan. Berikut ini uraian singkat dari setiap strategi :
1. Interpretasi profil, data dikumpulkan
mekanikal dan diolah secara klinikal. Disini seorang ahli tanpa mengadakan
wawancara dan mengamati atau mengopservasi calon, menafsirkan pola atau
“profil” dari score-score yang diperoleh dari seperangkat tes.
2. Statistical murni, data dikumpulkan dan
diolah secara mekanikal. Suatu contoh dari strategi ini ialah penggunaan dari
informasi biografikal dan score-score tes dalam suatu persamaan regresi ganda
untuk meramalkan prestasi kerja menejeril.
3. Klinikal murni, pengumpulan dan
pengolahan data berlangsung secara klinikal. Disini seorang ahli mendasarkan
pada peramalannya pada wawancara atau observasi perilaku tanpa menggunakan
informasi objektif. Laporan tertulis tentang calon setelah ia diwawancara
merupakan satu missal dari strategi ini.
4. Pengharkatan perilaku
(behavior rating), pengumpulan data dilakukan secara klinikal sedangkan
pengolahannya dilakukan secara mekanikal.Para ahli setelah
mengobservasi perilaku calon atau setelah mewawancarainya, meringkas
kesan-kesannya dalam bentuk pengharkatan pada satu atau lebih skala yang telah
disediakan.
5. Gabungan klinikal, pengumpuland ata
dilakukan secara mekanikal dan klinial sedangkan pengolahannya dilakukan secara
klinikal. Hal ini merupakan situasi klinikal yang paling sering dijumpai,
dimana semua informasi dari wawancara,m observasi dan skor tes dipasukan oleh
seorang atau satu tim ahli klinik untuk mengembangkan satu gagasan dan
peramalan-peramalan perilaku tentang seseorang calon.
6. Gabungan mekanikal, data dikumpulakn
secara mekanikal sedangkan pengolahan data dilakukan secara mekanikal. Metode
ini berbeda dengan gabungan klinikal hanya dalam penggunaan dari aturan-aturan
yang telah ditetapkan semula (seperti persamaan regresi ganda) untuk
mendapatkan peramalan-peramalan perilaku final dari semua data yang tersedia.
Nilai dari keenam
strategi diteliti oleh Sawyer dan hasilnya dibahas secara ringkas
oleh Campbell dkk. Dari hasil penelitian Sawyer disimpulkan bahwa
cara pengolahan data secara mekanikal lebih baik dari cara pengolahan yang
klinikal.
Kelebihan dari metode mekanikal :
a) Metode ini lebih
cermat dalam menyatakan besarnya kemungkinan timbulnya satu taraf prilaku kerja
tertentu.
b) Metode ini menggunakan
pengetahuan yang diperoleh dari belajar melalui pengalaman tentang peramal-peramal
yang tepat yang berkaitan dengan prilaku kerja yang berbeda-beda.
Kelemahan dari metode mekanikal :
a. Kesulitannya untuk
mengadakan kajian-kajian validasi.
b. Ketidakmampuan
untuk memperhatikan perubahan-perubahan dinamis dalam pekerjaan dan kondisi
keorganisasian.
c. Kesulitan untuk
menggunakannya dalam memperoleh keputusan yang sifatnya perorangan.
Keuntungan metode klinikal :
a. Setiap orang
ditangani dengan cara yang lebih sesuai dengan dirinya.
b. Psikolog dengan
menggunakan keterampilan khususnya dan pengalamannya dapat memperhatikan
kondisi-kondisi yang unik dan khusus untuk memperoleh data yang rinci.
Kelemahan metode klinikal :
a) Derajat ketidak
tepatan yang berarti hanya ada sedikit atau tidak ada sama sekali pengetahuan
sebelumnya tentang ketepatan pengambilan keputusan mengenai diterima atau
ditolaknya tenaga kerja berdasarkan metode klinis.
b) Berbagai macam masalah
yang timbul dari kesulitan-kesulitan yang berhubungan dengan prosedur yang
tidak dibakukan, yang subjektif, masalah dari pembentukan kesan-kesan, dan
aturan optimal untuk mengkombinasikan informasi dengan bentuk peramalan.
D. Langkah-Langkah dalam
Proses Seleksi dan Penempatan SDM
Perusahan-perusahaan
dewasa ini telah cukup banyak menggunakan jasa psikolog untuk membantu merekan
menyeleksi tenaga kerja. Penggunaan pemeriksaan psikologis atau psikotes mulai
banyak dikenal pada permulaan tahun 60-an. Di Indonesia proses penerimaan
tenaga kerja berlangsung dalam 2 tahapan yang besar yaitu pencarian calon tenaga
kerja dan seleksi calon tenaga kerja.
1. Tahap pencarian
calon tenaga kerja.
Pada tahap ini
diusahakan agar jumlah calon tenaga kerja terkumpul cukup banyak sehingga dapat
dilakukan seleksi yang baik. Makin banyak calon tenaga kerja, makin banyak kemungkinan
mendapatkan tenaga kerja yang memenuhi persyaratan perusahaan. Pencarian calon
tenaga kerja dilakukan melalui :
a) Iklan
b) Pendekatan langsung ke
sekolah-sekolah atau lembaga pendidikan.
c) Para tenaga kerjanya
sendiri yang mengajukan kenalan atau anggota keluarganya yang dapat mereka
jamin ‘kebaikan’ pekerjaan mereka.
d) Pencari kerja melamar
sendiri ke perusahaan-perusahaan.
2. Tahap seleksi
calon tenaga kerja
Proses seleksi calon
tenaga kerja diperusahaan di Indonesia bervariasi. Namun secara garis
besar seleksi berlangsung sesuai dengan tahapan-tahapan sebagai berikut :
a) Seleksi surat-surat
lamaran
b) Wawancara awal.
c) Ujian, psikotes,
wawancara. Tahap ini dapat dibagi dalam 3 subtahap yaitu (a) ujian: calon
mendapat ujian tertulis tentang pengetahuan dan keterampilannya dengan
pekerjaan yang dilamar. (b) psikotes: calon dievaluasi secara psikologi, yang
meliputi pemberian tes psikologi secara kelompok atau klasikal dan secara
perorangan dan wawancara. (c) wawancara: calon diwawancarai oleh pemimpin unit
kerja yang memerlukan tenaganya. Disini calon diwawancarai oleh atasan dari
jabatan yang akan ia duduki jika diterima. Atasan dapat melihat sejauh mana
pengetahuan dan keterampilan yang telah dimiliki calon tentang pekerjaan yang
ia lamar. Dalam tahap tiga ini dapat terjadi bahwa para calon mengikuti semua
subtahap atau hanya mengikuti subtahap berikutnya kalau dinilai memuaskan pada
subtahap sebelumnya.
d) Penilaian akhir. Pada
tahap ini hasil-hasil dari tahap sebelumnya dinilai secara keseluruhan untuk
sampai diambil keputusan akhir calon mana yang akan diterima atau
ditolak. Para calon yang diterima kemudian diminta untuk dites
kesehatan umumnya. Hasil tes kesehatan ini dan hasil-hasil dari tahapan
sebelumnya kemudian digunakan sebagai dasar penerimaan atau penolakan calon.
e) Pemberitahuan dan
wawancara akhir. Hasil penilaian pada tahap 4 diberitahukan kepada para calon.
Wawancara akhir dilakukan pada calon yang diterima, kemudian diterangkan
tentang berbagai kebijakan, terutama yang menyangkut kebijakan dalam bidang
SDM, seperti gaji dan imbalan lainnya. Jika calon tenaga kerja menyetujuinya,
ia dapat diterima pada perusahaan.
f)
Penerimaan. Dalam
tahap ini para calon tenaga kerja mendapat surat keputusan diterima kerja
pada perusahaan dengan berbagai persyaratan kerja. Ada kalanya tenaga
kerja diminta untuk menandatangani sebuah kontrak kerja.
Sedangkan untuk para
karyawan baru, para karyawan baru yang telah selesai menjalankan program
seleksi harus segera mendapatkan tempat pekerjaan yang sesuai dengan bakat dan
keahlian yang dimilikinya. Salah satu fungsi MSDM untuk mengurus hal ini
adalah placement atau penempatan karyawan.
Penempatan karyawan
berarti mengalokasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu, hal ini khusus
terjadi pada karyawan baru. Kepada para karyawan lama yang telah menduduki
jabatan atau pekerjaan termasuk sasaran fungsi penempatan karyawan dalam arti
mempertahankan pada posisinya atau memindahkan pada posisi yang lain.
Penempatan staffing terdiri
dari dua cara :
1. Karyawan baru dari
luar perusahaan dan
2. Penugasan di tempat
yang baru bagi karyawan lama yang disebut implacement atau
penempatan internal.
Penempatan adalah
penugasan atau penugasan kembali seorang karyawan kepada pekerjaan barunya.
Keputusan penempatan lebih banyak dibuat oleh manajer lini, biasanya supervisor
seorang karyawan dengan berkonsultasi menentukan penempatan karyawan di masa
datang. Peranan departemen SDM adalah memberi nasihat kepada manajer lini
tentang kebijakan perusahaan dan memberikan konseling kepada para karyawan.
Dalam alur ini,
terdapat tiga jenis penting dari penempatan, yaitu promosi, transfer, dan
demosi. Berikut ini dijelaskan tiga jenis penempatan dan separasi.
a. Promosi
Promosi terjadi
apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain yang
lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab dan atau level. Umumnya diberikan
sebagai penghargaan, hadiah (reward system) atas usaha dan
prestasinya di masa lampau, maka akan muncul dua permasalahan.
b. Transfer dan Demosi
Transfer dan demosi
adalah dua kegiatan utama penempatan karyawan lainnya yang ada pada perusahaan.
c. Job-Posting Program
Job-posting
program memberikan informasi kepada karyawan tentang pembukaan lowongan
kerja dan persyaratannya. Pengumuman tentang lowongan kerja tersebut mengundang
para karyawan yang memenuhi syarat untuk melamarnya. Biasanya diumumkan melalui
bulletin atau surat kabar perusahaan baik surat kabar biasa maupun elektronik.
Kualifikasi dan ketentuan lain biasanya diambil dari informasi analisis
pekerjaan, melalui pencalonan diri ataupun dengan rekomendasi supervisor,
karyawan yang tertarik dapat mengajukan permohonan kepada departemen SDM.
Terdapat tiga hal yang
mendasari keputusan penempatan bagi SDM, yaitu efektivitas, tuntutan hukum, dan
prevensi PHK.
a. Efektivitas
Efektivitas penempatan
harus mampu meminimalisir kemungkinan terjadinya kekacauan bagi karyawan dan
perusahaan. Untuk mengurangi kekacauan, keputusan promosi dan transfer harus
dibuat sesuai dengan langkah-langkah seleksi. Ketika penempatan ditetapkan,
karyawan baru harus mendapatkan pengenalan untuk mengurangi kecemasan dan
mempercepat sosialisasi dan proses belajar.
b. Tuntutan Hukum
Selama ini hubungan
kerja yang tidak didasarkan pada kontrak resmi tertulis disebut hubungan kerja
sukarela dan dilanjutkan dengan persetujuan. Kedua pihak harus memberitahukan
apabila hubungan itu berakhir. Hak perusahaan untuk memberhentikan pekerja
setiap saat tanpa sebab menjadi dikenal sebagai doktrin pemberi kerja.
c. Pencegahan Separasi
(PHK)
Salah satu bidang
kreatif MSDM adalah upaya pencegahan separasi. Ketika departemen SDM dapat
mencegah perusahaan kehilangan SDM yang bernilai, maka uang yang ditanam dalam
rekrutmen, seleksi, orientasi dan pelatihan tidak hilang. Uang juga dapat
dihemat dengan mengurangi keperluan penyebaran pekerja yang tersisa.
BAB
III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Setiap organisasi
dalam mencari dan memilih calon-calon karyawan, tentunya akan berusaha sebaik
mungkin untuk mendapatkan yang terbaik dan yang paling sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Untuk mendapatkan calon-calon karyawan yang berkualitas tentunya
organisasi harus melakukan proses seleksi yang baik.
Organisasi melakukan
seleksi untuk mencari dan memilih calon karyawan yang akan diterima atau
ditolak oleh organisasi. Dengan proses seleksi tersebut diharapkan organisasi
akan mendapat calon-calon karyawan yang benar-benar sesuai dengan jabatan yang
dibutuhkan oleh organisasi. Dalam hal ini karyawan yang terpilih akan merasa
puas apabila mereka ditempatkan pada jabatan yang sesuai denan kemampuan mereka
masing –masing.
Penempatan karyawan
yang sesuai pada posisi yang tepat bukan saja menjadi keinginan organisasi
tetapi juga menjadi keinginan karyawan. Dengan demikian karyawan yang
bersangkutan dapat mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang dibebankan kepadanya,
sehingga karyawan akan merasa termotivasi dan bersemangat dalam bekerja dan
memberikan kontribusi yang maksimal bagi organisasi.
B. Saran-Saran
1. Organisasi harus
melakukan analisis jabatan yang baik sebelum melakukan serangkaian proses
seleksi dan penempatan SDM.
2. Memilih metode seleksi
SDM yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi.
3. Menempatkan karyawan
baru sesuai dengan analisis jabatan yang telah dilakukan sebelumnya dan
disesuaikan dengan hasil seleksi karyawan yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
Sedarmayanti. Manajemen
Sumber Daya Manusia dan Manajemen PNS (Bandung : PT Refika Aditama,
2011). hlm. 113.
Komentar
Posting Komentar